Nella pratica quotidiana di molte aziende può capitare che più persone condividano l’accesso a un account, un gestionale o un’applicazione online. Questo succede, ad esempio, per accedere a una casella email generica, a un social aziendale o a un software che prevede un solo login.
Ma attenzione: condividere le credenziali senza regole può mettere a rischio la sicurezza dei dati, rendendo difficile capire chi ha fatto cosa o esponendo gli account ad abusi involontari.
Ecco alcune buone pratiche per gestire in sicurezza gli accessi condivisi:
1. Evita, se possibile, la condivisione diretta delle password
Meglio assegnare accessi individuali con permessi diversi, dove il software lo consente. Questo permette di tracciare le attività e revocare accessi in caso di necessità.
2. Usa strumenti di gestione delle password
Se devi condividere una password, fallo in modo sicuro. Utilizza password manager che permettono di memorizzare le credenziali in modo protetto e condividerle senza rivelarle direttamente (es. 1Password, Bitwarden, LastPass).
3. Cambia le password regolarmente
Se un account è usato da più persone, imposta il cambio periodico della password e avvisa gli utenti autorizzati. Evita che resti la stessa per anni, specialmente se persone esterne vi hanno avuto accesso in passato.
4. Preferisci le password temporanee
Per accessi occasionali o di breve durata (es. fornitori, collaboratori temporanei), utilizza password usa-e-getta o temporanee, da disattivare subito dopo l’uso.
5. Tieni traccia degli accessi
Mantieni un elenco aggiornato di chi ha accesso a cosa. Se possibile, abilita la registrazione delle attività o il log degli accessi per monitorare eventuali comportamenti anomali.
6. Revoca gli accessi non più necessari
Quando un collaboratore lascia l’azienda o cambia ruolo, ricordati di aggiornare subito gli accessi e rimuovere quelli non più necessari. È un’operazione spesso trascurata.
7. Forma il team su queste buone pratiche
Spiega perché non si devono mai inviare password via email o chat non cifrate e promuovi l’uso di strumenti più sicuri. La consapevolezza riduce gli errori.
Anche se condividere gli accessi può sembrare una scorciatoia comoda, è fondamentale farlo con attenzione. Un piccolo sforzo oggi può evitare un grande problema domani.
