Quando lavoriamo, fare uno screenshot o una foto allo schermo sembra il modo più veloce per “condividere qualcosa al volo”: una dashboard, una chat, una mail, una slide, una lavagna in sala riunioni.
Il problema è che spesso, insieme a “quello che ci serve”, nella foto finiscono anche:
- nomi e cognomi di clienti o colleghi
- indirizzi email, numeri di telefono, IBAN
- informazioni su progetti, preventivi, fatture
- chat private o altri contenuti che non dovrebbero uscire dall’azienda
E una volta che l’immagine esce dalla nostra bolla (chat, mail, social, allegati a fornitori…) non è più sotto controllo.
Vediamo perché fare attenzione e come condividere immagini in modo più sicuro.
1. Perché screenshot e foto possono essere un problema
Uno screenshot è, a tutti gli effetti, un pezzo di realtà “congelato”: se sullo schermo ci sono dati sensibili, restano impressi lì.
Rischi tipici:
- Condivisione involontaria di dati personali (GDPR, privacy)
- Esposizione di strategie, prezzi, documenti interni
- Screenshot inoltrati “per comodità” a persone esterne o su canali non controllati
- Immagini salvate su smartphone personali, cloud non aziendali, chat non protette
Quello che per noi è “solo una foto per farmi capire” può essere, per un malintenzionato, un regalo enorme.
2. Prima regola: chiediti se serve davvero
Prima di scattare:
- Ti serve proprio uno screenshot?
Spesso puoi esportare un report, un documento o un dato in forma più sicura (es. PDF, tabella, estratto parziale). - Devi per forza mandare tutto?
Forse basta un numero, un grafico, una parte della schermata, non tutto quello che c’è intorno.
Meno condividi, meno esponi.
3. “Ripulire” l’immagine prima di inviarla
Se proprio devi usare uno screenshot o una foto, non inviarla “grezza”. Prima ripuliscila:
- Ritaglia la parte necessaria
Togli barra delle schede, chat laterali, elenco email, nomi file, note personali. - Oscura dati sensibili
Usa strumenti di blur o pennarello digitale per coprire:- nomi e cognomi
- indirizzi email e numeri di telefono
- codici cliente, IBAN, codici fiscali
- prezzi, sconti, numeri interni, credenziali
- Controlla bene prima di inviare
Fai uno zoom sull’immagine e chiediti:
“Se questa finisse in mano a uno sconosciuto, cosa vedrebbe?”
4. A chi la stai mandando? (e dove finisce)
Non è solo cosa condividi, ma anche dove:
- Evita di inviare screenshot con dati aziendali su:
- chat personali non aziendali
- gruppi WhatsApp pieni di contatti non interni
- social, anche in messaggi privati
- Preferisci:
- strumenti aziendali approvati (Teams, Slack, canali ufficiali)
- piattaforme aziendali sicure per la condivisione file
Ricorda: le chat non sono un archivio sicuro.
5. Foto a lavagne, post-it e monitor in ufficio
Non ci sono solo gli schermi:
- Foto a lavagne piene di nomi, numeri e strategie
- Foto a post-it su monitor con note “veloci” (magari password o codici)
- Foto di slide proiettate con dati sensibili
Anche qui valgono le stesse regole:
- Evita di fotografare dati identificabili
- Se devi condividere, rifai il contenuto “in pulito” (es. una slide o un documento senza dati reali)
6. Regola d’oro da ricordare
Ogni volta che fai uno screenshot o una foto a contenuti di lavoro, chiediti:
“Questa immagine, fuori dal contesto, rivela qualcosa che non dovrebbe uscire dall’azienda?”
Se la risposta è anche solo forse, meglio fermarsi un attimo e:
- riformulare il contenuto
- estrarre solo i dati necessari
- usare strumenti più sicuri per condividerli
