Quando si va in ferie, si è in trasferta o semplicemente non si è disponibili per qualche giorno, impostare una risposta automatica è una cosa normalissima.
Il problema è che, a volte, questi messaggi dicono più del necessario.
Un out-of-office scritto male può rivelare:
- chi non c’è
- per quanto tempo
- chi lavora in un certo reparto
- chi può sostituire chi
- come è organizzata l’azienda
- quali contatti interni usare
Per una persona esterna può sembrare solo un messaggio di cortesia.
Per un hacker, invece, può diventare un pezzo utile per costruire una mail più credibile, una telefonata ben fatta o una richiesta urgente “su misura”.
Vediamo come scriverlo in modo semplice, utile e più sicuro.
1. Cosa evitare di scrivere
La prima regola è questa: non raccontare troppo.
Meglio evitare messaggi come:
- “Sarò assente dal 5 al 18 agosto perché sono in ferie all’estero”
- “Per urgenze contattare Laura Bianchi, responsabile amministrazione, al numero diretto…”
- “Non avrò accesso alla mail fino al mio rientro”
- “In questi giorni il reparto è presidiato solo al mattino”
- “Il titolare e l’amministrazione rientrano lunedì”
Queste frasi possono sembrare innocue, ma danno informazioni preziose:
- periodi di assenza
- ruoli interni
- gerarchie
- numeri diretti
- momenti in cui l’azienda è meno presente o meno organizzata
2. Restare cortesi senza dire troppo
Un messaggio fuori ufficio non deve essere lungo o dettagliato.
Deve solo fare tre cose:
- dire che in quel momento non sei disponibile
- indicare, se serve, un canale alternativo
- restare neutro
Un buon esempio è questo:
“Grazie per il messaggio. In questo momento non sono disponibile e risponderò appena possibile.”
È cortese, professionale e non racconta nulla di utile a chi vuole raccogliere informazioni.
3. Come indicare un contatto alternativo senza esporre troppo
Se serve davvero indicare un’alternativa, meglio usare un riferimento generico invece di raccontare tutta la struttura interna.
Meglio così:
“Per necessità urgenti, puoi contattare l’ufficio all’indirizzo: [email protected]”
Piuttosto che così:
“Contatta Marco Rossi, che sostituisce la direzione amministrativa fino al 12 agosto, oppure Chiara Verdi dell’ufficio contabilità al numero diretto…”
La differenza è semplice:
- nel primo caso dai una strada utile
- nel secondo stai spiegando come è organizzata l’azienda e chi copre quali ruoli
4. Attenzione ai numeri diretti e ai nomi completi
Se non è strettamente necessario, evita di inserire:
- numeri di cellulare
- interni diretti
- nomi e cognomi completi
- ruoli precisi
Più dettagli metti, più rendi facile a qualcuno fingersi “una persona che sa di cosa parla”.
Per esempio, una truffa può partire proprio da qui:
- “Mi ha detto il collega indicato nel messaggio automatico…”
- “Sto seguendo questa pratica con il contatto che mi avete indicato…”
- “So che il responsabile è assente, quindi scrivo direttamente a voi…”
5. Anche un messaggio automatico può aiutare una truffa mirata
Questo è il punto più importante.
Un hacker può usare un messaggio fuori ufficio per capire:
- chi è assente
- per quanto
- chi resta operativo
- a chi conviene scrivere
- come rendere più credibile una richiesta urgente
Per esempio:
- una falsa richiesta di pagamento mentre la persona abituale non c’è
- una mail che sembra arrivare da chi “sta coprendo il ruolo”
- una telefonata che usa nomi letti nella risposta automatica
Più un messaggio aiuta a capire come funziona l’azienda in quel momento, più può essere usato male.
6. Una risposta automatica semplice funziona meglio
Un buon messaggio fuori ufficio può essere così:
“Grazie per il messaggio. In questo momento non sono disponibile. Risponderò appena possibile.”
Oppure, se serve un contatto alternativo:
“Grazie per il messaggio. In questo momento non sono disponibile. Per urgenze puoi scrivere a [email protected].”
Poche informazioni, tono professionale, nessun dettaglio inutile.
7. Una piccola regola utile per tutta l’azienda
Può essere molto utile definire una regola interna semplice:
Le risposte automatiche devono essere brevi, neutre e senza dettagli organizzativi.
Per esempio:
- niente motivi dell’assenza
- niente date troppo precise se non servono
- niente numeri personali
- niente nomi e ruoli interni se si può usare un contatto generico
Così tutti usano lo stesso criterio e si riduce il rischio di scrivere troppo.
