“Il modulo di contatto funziona, le richieste arrivano.”
È una di quelle cose che, quando si gestisce un sito aziendale, si tende a dare per scontata. Il cliente compila il modulo, preme invio e qualcuno in azienda riceve un’email. Tutto funziona, quindi non c’è motivo di preoccuparsi.
Ma cosa succede davvero alle informazioni inserite?
Un modulo può raccogliere nomi, indirizzi email, numeri di telefono e, a volte, anche informazioni più delicate. Dati che il cliente affida all’azienda aspettandosi che vengano utilizzati per rispondere alla sua richiesta.
Il primo aspetto da verificare è proprio questo: stiamo chiedendo soltanto i dati di cui abbiamo realmente bisogno? Per una semplice richiesta di informazioni potrebbero bastare un nome e un recapito, senza raccogliere dettagli che non servono.
C’è poi una questione meno evidente. Quando una persona invia un modulo, i suoi dati non sempre finiscono soltanto nella casella email aziendale. Potrebbero essere salvati anche nel database del sito, trasferiti a un gestionale o conservati all’interno di un servizio esterno.
E qui nasce una domanda importante: sappiamo esattamente dove vengono conservati e per quanto tempo?
Con il passare degli anni, un sito viene modificato, vengono aggiunti plugin, cambiano i fornitori e si attivano nuovi servizi. Può succedere che alcune informazioni continuino a essere archiviate in sistemi che nessuno consulta più, ma che restano comunque accessibili.
Anche le autorizzazioni meritano attenzione. Chi può leggere le richieste ricevute? Soltanto le persone che se ne occupano oppure anche vecchi collaboratori, fornitori e account creati durante precedenti interventi sul sito?
Il fatto che un modulo funzioni correttamente non significa che tutti questi aspetti siano sotto controllo.
Per questo è utile verificare periodicamente non soltanto che le richieste arrivino, ma anche quali dati vengono raccolti, dove finiscono, chi può consultarli e se le configurazioni sono ancora appropriate.
Sono controlli che riguardano la sicurezza informatica, ma anche la protezione dei dati personali e la responsabilità dell’azienda nei confronti dei propri clienti.
Dopotutto, quando qualcuno compila un modulo, non sta semplicemente inviando un messaggio.
Sta affidando all’azienda una parte delle proprie informazioni.
E il fatto che il messaggio arrivi non significa che quei dati siano gestiti correttamente.
