Arriva il computer nuovo. Si trasferiscono i documenti, si configurano i programmi e si riprende a lavorare. Ma che fine fanno i dati nel vecchio computer?
Quello vecchio finisce in un armadio, in attesa di decidere cosa farne. Magari verrà dato a un collaboratore, venduto o portato a smaltire.
E i dati che contiene?
È una domanda che rischia di arrivare troppo tardi. Dentro quel computer potrebbero esserci ancora preventivi, contratti, documenti dei clienti, email e password salvate. Informazioni accumulate in anni di lavoro, che non spariscono quando smettiamo di utilizzarlo.
Per questo, anche la dismissione di un computer va gestita. Vediamo quattro passaggi da inserire nelle abitudini aziendali.
1. Prima di dismetterlo, controlla cosa contiene
«Abbiamo già trasferito tutto.»
Capita di dirlo dopo aver copiato le cartelle più evidenti. Ma i documenti di lavoro possono trovarsi anche sul desktop, nella cartella Download, negli archivi della posta o nelle cartelle utilizzate dai singoli programmi.
Prima di cancellare qualsiasi cosa, occorre individuare ciò che serve conservare e verificare che sia stato trasferito correttamente.
Non basta sapere che esiste una copia: bisogna controllare che i file siano presenti, completi e leggibili.
È anche il momento per capire se quel computer contiene l’unica copia di qualche documento importante. Meglio scoprirlo mentre è ancora disponibile.
2. Eliminare i file non significa cancellare i dati in modo sicuro
Spostare i documenti nel cestino e svuotarlo può dare l’impressione di aver ripulito il computer.
In realtà, la normale eliminazione dei file può lasciare informazioni recuperabili. Anche una formattazione rapida non equivale necessariamente a una cancellazione sicura.
Prima di cedere il dispositivo, serve una procedura adeguata al tipo di disco e al computer utilizzato, seguendo le indicazioni del produttore per la cancellazione dei dati.
L’obiettivo è preciso: evitare che chi riceverà il computer possa recuperare le informazioni aziendali rimaste nella memoria.
Lo stesso ragionamento vale per eventuali dischi aggiuntivi e supporti di memoria consegnati insieme al dispositivo.
3. Chiudi gli accessi collegati al dispositivo
I documenti sono soltanto una parte del problema.
Su quel computer potrebbero essere ancora aperte la posta aziendale, le cartelle condivise, il gestionale o altri servizi online. Il browser potrebbe conservare password e sessioni già autenticate.
Prima della dismissione, occorre uscire dagli account e revocare, dai servizi utilizzati, le sessioni e le autorizzazioni associate al vecchio dispositivo.
Attenzione a un passaggio: scollegare un computer da un account non significa eliminare l’account aziendale, che potrebbe servire ancora sul nuovo.
La domanda da farsi è: «Questo dispositivo può ancora accedere a qualcosa dell’azienda?»
La risposta va verificata prima che passi ad altre mani.
4. Decidi chi se ne occupa e registra cosa è stato fatto
«Pensavo ci avesse già pensato qualcuno.»
È una frase che può lasciare un computer pieno di dati in un armadio per anni, oppure farlo uscire dall’azienda senza alcun controllo.
Per evitarlo, serve una procedura semplice: chi verifica i documenti da conservare, chi chiude gli accessi, chi esegue la cancellazione e chi autorizza la consegna.
È utile registrare quale dispositivo è stato dismesso, quando, quali operazioni sono state eseguite e quale sarà la sua destinazione.
Se il computer non si accende più, il problema dei dati rimane: un guasto non dimostra che la memoria sia illeggibile. Anche quel caso deve essere previsto nella procedura, prima dello smaltimento.
La sicurezza continua anche quando smetti di usare un dispositivo
Siamo abituati a preoccuparci di un computer quando entra in azienda: installiamo i programmi, configuriamo gli accessi e lo prepariamo per lavorare.
La stessa attenzione serve quando esce.
La sicurezza informatica richiede continuità anche in questi passaggi quotidiani. Sapere quali dispositivi utilizziamo, quali accessi mantengono e cosa succede quando vengono sostituiti aiuta a mantenere il controllo sulle informazioni aziendali.
Un computer che non usi più può contenere ancora informazioni che usi ogni giorno.
